Приглашение к льготному участию в конкурсе

Компания-организатор конкурса, заинтересованная в привлечении дополнительных поставщиков к участию в конкурсе, может предоставить поставщикам льготный доступ для работы в системе Tender.Pro. Это позволяет увеличить количество участников конкурса, тем самым повысив конкуренцию.

Приглашение к льготному участию в конкурсе возможно как для компаний, зарегистрированных в системе Tender.Pro (в том числе работающих на бесплатных тарифах), так и для компаний, еще не зарегистрированных в системе. Приглашение участников возможно на стадиях конкурса «формирование», «открыт».

Для приглашения компании на вкладке формы управления конкурсом «Общая информация» перейдите по ссылке, указывающей на количество приглашенных компаний.



После перехода отобразится страница со списком компаний, приглашенных к участию в конкурсе и формой приглашения к участию в конкурсе.

Содержание 1 Приглашение зарегистрированной компании 2 Приглашение незарегистрированной компании 3 Приглашение компаний списком из хls-файла 4 Повторная рассылка приглашений

Приглашение зарегистрированной компании

Для приглашения к участию компании, зарегистрированной в системе Tender.Pro, на форме приглашения установите переключатель в соответствующую позицию и нажмите на кнопку «Добавить».



Зарегистрированные на ТендерПро компании можно найти по названию или по ИНН или по id:

• В появившейся поисковой строке введите полное или частичное название компании -> «Найти»:
  

• В появившейся поисковой строке введите ИНН компании -> «Найти»:
  

С помощью маркеров выберите в появившемся списке компании, которые вы хотите пригласить к участию, и нажмите кнопку «Добавить». Кода все компании будут добавлены, вы можете вернуться на главную форму управления тендером, нажав на ссылку «Вернуться в тендер», расположенную вверху страницы.

Приглашение незарегистрированной компании

Для приглашения к участию компании, незарегистрированной в системе Tender.Pro, на форме приглашения установите переключатель в соответствующую позицию, после чего отобразится форма ввода дополнительных данных, которые необходимо указать:

• «Название компании». Укажите в данном поле название приглашаемой компании.

• «Промокод». Информационное поле. В данном поле отображается специальный код, указание которого при регистрации компании в системе Tender.Pro позволяет бесплатно принять участие в данном конкурсе.
• ФИО. Укажите в данном поле фамилию, имя, отчество сотрудника приглашаемой компании, на имя которого будет отправлено письмо-приглашение к участию.
• «E-mail». Укажите в этом поле адрес электронной почты, на который будет выслано письмо-приглашение к участию в конкурсе.
  
  

После указания всех данных нажмите на кнопку «Добавить». На указанный адрес электронной почты будет отправлено письмо-приглашение на участие в конкурсе и название компании отобразится в списке приглашенных к участию в конкурсе.

Обратите внимание, что незарегистрированные компании должны будут самостоятельно пройти процедуру регистрации в системе Tender.Pro.

После формирования списка приглашенных к участию в конкурсе компаний, вы можете вернуться на форму управления конкурсом, нажав на ссылку «Вернуться в тендер».

Приглашение компаний списком из хls-файла

Компания-организатор может приглашать поставщиков для участия в конкурсах списком с помощью загрузки из xls-файла.

Данная функция дает возможность сформировать файл с перечнем своих постоянных поставщиков и приглашать их списком, без необходимости поштучных приглашений вручную.  Создайте файл формата "xls" (Microsoft Office Excel 97-2003, для более поздних версий, создается и заполняется файл xlsx, а после заполнения сохраняется "Файл - Сохранить как - книга Excel 97-2003").

В файле заполните основные сведения о компаниях. Ограничение на количество записей в одном файле - не более 200 строк.

Для успешной загрузки структура файла должна совпадать с шаблоном.

Поля обязательные к заполнению (помечены в шаблоне соответствующими подсказками):

• столбец A — наименование компании. Внимание: название компании должно быть больше трёх знаков (например, вместо МАЙ внесите "МАЙ" или компания МАЙ)
  
• столбец C — ФИО (или название отдела)
  
• столбец D — e-mail. Внимание: не вносите пробелы до или после эл.адреса, система воспримет это как ошибку. Несколько эл.адресов вносите через «,».

Приглашение к участию в конкурсе через файл возможно как для компаний, зарегистрированных в системе Tender.Pro (в том числе работающих на бесплатных тарифах), так и для компаний, еще не зарегистрированных в системе.

Приглашение участников из файла возможно на стадии конкурса «открыт».

Для приглашения поставщиков списком из xls-файла, на форме приглашения установите переключатель в соответствующую позицию и нажмите на кнопку «Добавить».


В появившемся окне, нажмите кнопку "Обзор" и выберите файл со списком компаний на своём компьютере.

Количество строк в файле не должно превышать 200, если оно превышено, система предупредит, в данном случае необходимо отредактировать файл и снова загрузить его.

Когда файл загружен, система проанализирует его и выдаст список компаний:

• зарегистрированные компании, при этом совпадение может быть по любому признаку (названию, id и ИНН...).

Письмо-приглашение к конкурсу по умолчанию должно уйти на e-mail администратора уже зарегистрированной компании (в примере, на test@tender.pro компании ТендерПро-1).

Чтобы приглашение ушло также на e-mail других сотрудников (не указанных в рег.записи этой зарегистрированной компании), в интерфейсе приглашений в столбце «Доп.e-mail» система автоматически добавила дополнительный e-mail этой компании их Вашего файла (в примере, kraski-info@yandex.ru).

Кроме этого, Вы можете вручную внести другие эл. адреса в столбец «Доп.e-mail».

По дополнительным e-mail НЕ идет проверка на совпадения.

• дубликат компаний - ранее в списке данная компания уже указывалась:

• незарегистрированные компании:

• компании с ошибочным заполнением, при этом в столбце "Статус" указано какая ошибка была допущена:

В столбце "Выбор" проставьте галочки напротив компаний, которые необходимо пригласить в тендер,

в столбце "Льгота", проставьте отметку о льготе, при ее наличии, новым компаниям промокод присваивается автоматически.

Столбцы "Выбор" и "Льгота" можно заполнить как вручную, так и выбрать все/отменить выбор всех, двойным кликом на заголовок.

После выбора компаний кликните "Послать приглашение" — слева внизу.

На указанные адреса электронной почты будут отправлены письма-приглашения на участие в конкурсе.

После этого Вы можете вернуться на форму управления конкурсом, нажав на ссылку «Вернуться на основную страницу приглашений»:

Названия компаний, приглашенных к участию в тендере отобразятся в соответствующем списке.

Обратите внимание, что незарегистрированные компании должны будут самостоятельно пройти процедуру регистрации в системе Tender.Pro.

Повторная рассылка приглашений

В системе Tender.Pro реализована возможность повторной рассылки приглашения компаний к участию в конкурсе.

Воспользоваться повторной отправкой приглашения может организатор конкурса не чаще чем один раз в сутки и не более трех раз за все время проведения конкурса.

Если конкурс был скопирован, приглашаемые ранее компании ожидают подтверждения рассылки (или удаления из списка приглашенных).



Чтобы подтвердить рассылку необходимо отметить нужную компанию и воспользоваться ссылкой «Произвести рассылку».



Если рассылка была произведена на стадии «Формирование» {иконка статуса формирования}, в строке с компанией будет сообщение «До активации было выслано приглашение». При этом она автоматически дублируется системой после активации конкурса. После активации конкурса автоматическая рассылка будет произведена не позднее чем через 15 минут. Рассылка на стадии формирования не учитывается в общем счетчике рассылок.

Через сутки появляется очередная возможность повторить рассылку, нажав на кнопку «Повторить» в строке с компанией, нуждающейся в напоминании. В течении текущих суток в поле «Повторная рассылка» будет сообщение «Ограничение по времени» вместо кнопки.



Когда в поле «Количество высланных приглашений Макс=3» будет стоять цифра «3», произвести рассылку больше не удастся. Система выведет соответствующий текст.



Данный счетчик учитывает только приглашения управляющего и других сотрудников данной компании или холдинга, который имеют доступ к приглашению компаний. Приглашения отдела маркетинга системы Tender.Pro в него не включаются.

См. также: Создание (открытие) тендера