Типичные ошибки внедрения. Советы руководителю.

Обобщая опыт внедрения системы Tender.Pro на крупном предприятии, можно обрисовать список организационных трудностей, возникающих в процессе внедрения. Какие-то из них - временные, другие возникают как следствие ошибочного управления внедрением системы. Определенная часть этих проблем представляет скорее «мифы о трудностях», чем сами трудности.

1. «Система нужна отделам снабжения - пусть они ею и занимаются». Руководство просто передает информацию о системе в свой отдел снабжения и поручает ему «разобраться». Это грубейшая ошибка внедрения и практически гарантирует провал. К сожалению уже несколько руководителей предприятий совершили эту ошибку. Дело в том, что система нужна в первую очередь акционерам предприятия, директору, финансовому директору, руководителю службы конъюнктуры, отделу контроля и уже после этого - отделу снабжения. Внедрение системы требует перестройки фундаментальных основ работы отдела обеспечения. Это можно сделать только «сверху», иначе получается, что снабжение должно само себя перестроить. «Сами собой» большие дела не делаются! Если ваши снабженцы в тайне от руководства зарабатывают на откатах - разве им нужен будет Tender.Pro? Скорее всего, они постараются как можно быстрее избавиться от системы, и легко это сделают, если Вы не станете вникать в этот вопрос! Не стоит надеяться на то, что Ваша система снабжения - Мюнхгаузен, способный самостоятельно вытащить себя из болота.
2. Ответственным за внедрение системы должен быть сам руководитель. Господа руководители, если ваши сотрудники рвутся внедрять новые технологии на благо предприятия, готовы при этом обучаться без посторонней помощи, проявляют высокую мотивацию к совершенствованию и грамотной организации дел компании - будьте уверены, внедрение легко пойдет само собой! Однако реальная картина по большей части выглядит так: большинство сотрудников способны делать привычную им работу, получая за это стандартную зарплату. Любые изменения в работе (пусть даже сулящие им немалые удобства) требуют дополнительных усилий, которые ничем не оправданы для рядовых сотрудников. Поэтому вы должны взять ответственность за внедрение на себя.
3. Работа в системе должна быть активной. Нельзя надеяться на выгоду от использования системы проведя в ней несколько тендеров. За первые 3 месяца нужно провести от 50 до 100 тендеров. Только после этого спрос на закупаемый вами товар родит предложение со стороны продавцов. Если же вы провели только 2-3 тендера - от внедрения не стоит ждать результата.
4. Переход на электронные закупки должен быть сплошным. Нельзя давать отделу снабжения разрешение закупать через систему только часть товаров, закупая остальные в обычном порядке. При таком подходе - отдел снабжения станет открывать тендеры в системе на самые «изощренные» товары, не имеющие широкого рынка поставщиков. Система будет использоваться только для поиска эксклюзивных товаров, а тендеры останутся без участников. Оптимальный критерий для проведения тендеров - ценовой. Проводить тендеры на все закупки более 20 тыс. руб. Без исключений.
5. Первое время будет сложно. Сотрудники отделов закупок привыкают к системе не сразу. Ожидать существенных изменений можно только через 3 месяца активной работы. Опыт внедрения системы на крупных предприятиях показывает, что через 6 месяцев все вопросы будут сняты, и работа пойдет без особых проблем. Наиболее удачно внедрению способствует проведение на предприятии курса обучения сотрудников специалистами ООО «ТендерПро».
6. Если решили проводить курс обучения - к нему следует подготовиться заранее. Курс дает наилучшие результаты, если отдел обеспечения начал работать с системой некоторое время до начала обучения. В этом случае специалисты отдела снабжения уже успели столкнуться с реальной работой в системе, задают вопросы по существу, проявляют больше активности и не воспринимают обучение как пассивные слушатели.
   Если курс обучения начат без предварительной подготовки, велика вероятность того, что через 3-4 месяца компании придется организовывать повторный курс обучения, что означает дополнительные затраты.
7. «Гайки нужно закручивать постепенно». Самый важный критерий успеха внедрения - требовать, чтобы к контрактам, идущим на подпись руководству, прилагались конкурентные листы, сформированные системой. Первые месяцы внедрения все компании сталкиваются со следующими проблемами, которые, к сожалению, постоянно будут обостряться специалистами отдела закупок, не заинтересованными во внедрении системы:
   • Не все позиции внесены в каталог. Иногда бывают случаи, когда отделу каталогизации Tender.Pro, сложно найти информацию по добавляемой группе товаров (что необходимо для грамотного внесения товарных позиций в каталог, с правильным обозначением всех разновидностей товара, вариантов его исполнения и т.п.), и наши сотрудники не успевают пополнить каталог в течение недели после поступления запроса. Тогда специалисты отдела закупок могут ссылаться на это как на причину, не позволяющую проводить тендеры в системе. Будьте осторожны: специалисты отдела закупок могут сильно преувеличивать проблему - требуйте, чтобы они прилагали к контракту распечатку электронного письма, в котором они просят наш отдел каталогизации пополнить каталог. Если они не могут предоставить этого письма - вполне вероятно, никакого запроса на пополнение не было. Не давайте специалистам отдела закупок спекулировать на вопросе пополнения каталога.
   • В первое время для некоторых тендеров будет не достаточно участников. Это тоже проблема переходного этапа. Не стоит в первые месяцы полагаться только на систему Tender.Pro. Участникам тоже нужно время для подключения к системе. Если вы видите, что по закупаемым позициям предложений в системе нет (или есть всего 1-2 предложения) - разрешите специалистам отдела закупок учитывать предложения участников, поступившие через канцелярию. Однако на таких предложениях обязательно должен быть штамп канцелярии и дата получения предложения. Если же предложение пришло после прекращения подачи заявок в системе Tender.Pro - такое предложение не должно приниматься во внимание. Особенно хороший результат дает целенаправленная рассылка своим участникам уведомлений о переходе предприятия на систему электронных закупок. Если вы уведомите всех своих участников (как реальных, так и потенциальных) о подключении к системе - 80% из них обязательно подключатся! Очень рекомендуем Вам выделить отдельного сотрудника, который бы занимался рассылкой участникам предложений об участии в тендере. Если на каждый тендер отправить приглашения 20 компаниям - 3 участника в тендере будут почти наверняка. Сообщите участникам, что скоро все предложения нужно будет делать только через систему электронных закупок. Если этого не сделать - участники так и будут слать вам предложения через канцелярию. Но можно сделать и по-другому: сообщить участникам, что «если в конкурентном листе, сформированном Tender.Pro» более 3х предложений - отправленные через канцелярию предложения не принимаются.
   • Специалисты могут спекулировать на том, что «система не работает. В большинстве случаев это не соответствует действительности. Система не имела существенных сбоев за 9 месяцев активной работы. Система работает и днем и ночью. Пока специалисты не научились работать с системой, система достаточно часто и упрямо будет «не работать». :)
     Ко всему этому нужно относиться с пониманием, но самое главное -постоянно требовать от специалистов проведения тендеров через систему. Запретите отделу снабжения оформлять любые закупки, если они не проведены через систему. В системе уже работают предприятия, которые без всяких проблем проводит большую часть закупок через электронные тендеры - и это показатель того, что Tender.Pro эффективно работает.
8. Старайтесь открывать тендеры по возможности на более длительный срок. Минимальный срок, на который можно открывать тендеры в системе - 4 дня. Тем не менее, в большинстве случаев этого времени не достаточно для успешного результата. Если вы хотите получить от системы существенный эффект - старайтесь открывать тендеры на срок более 10 дней. Здесь действует правило: чем больше срок, тем большее число участников будет привлечено к тендеру, тем больших скидок от участников можно ожидать. Организуйте работу отделов снабжения таким образом, чтобы тендеры открывались по возможности с максимальным запасом по времени.
9. Будьте готовы к тому, что поначалу будет много критики системы со стороны Ваших сотрудников. Если критика справедлива - OOO «ТендерПро» всегда пойдет навстречу и сделает необходимые изменения в системе, если нет - мы объясним специалистам, в чем они ошибались. Поэтому, в случае критических заявлений Ваших сотрудников о проблемах работы в системе, сначала попросите сообщить об этих проблемах в ООО «ТендерПро». Проведение тендеров через систему Tender.Pro не только дает возможность финансовым службам контролировать закупки, но и значительно облегчает работу по подготовке сделок самому отделу обеспечения. По нашему опыту, через полгода специалисты настолько привыкнут к системе, что будут говорить: «и как мы работали без этого?»
10. Проведите на заводе курсы компьютерной грамотности. Наш опыт показывает, что далеко не все специалисты отделов снабжения хорошо владеют компьютером. Система оптимизирована для пользователей начального уровня, однако определенная часть ваших сотрудников может быть не готова и к этому (зачастую даже использование электронной почты вызывает проблемы). Поэтому мы убедительно рекомендуем провести для этих работников курсы общей компьютерной грамотности.
    
    

Желаем удачного внедрения!