Блок заявок
Задачи, решаемые блоком заявок
Блок заявок — функционал системы Tender.Pro, предназначенный для оптимизации закупок товарно-материальных ценностей (ТМЦ) в требуемых объемах и в соответствии с поставленными сроками.
Данный функционал системы Tender.Pro переносит вопросы технического анализа из отдела закупок в производственные отделы компании — непосредственные заказчики ТМЦ. Использование блока заявок позволяет выполнить заявку более качественно, так как все товарные позиции внесены в межкорпоративный каталог профессиональными каталогизаторами компании ООО «ТендерПро». Заявителю (заказчику со стороны производства) при проведении заявки в онлайн-режиме доступна стоимость потенциальных объектов закупки, за счет чего расширяется информационное поле для выбора альтернативных вариантов. Уже на этапе составления заявки возможно формирование бюджета на основе текущих рыночных цен в системе. Обновление цен в заявках происходит автоматически.
Использование блока заявок обеспечивает сквозной контроль от возникновения потребности (составления Заявки) до проведения закупки в системе Tender.Pro (проведения конкурсных мероприятий).
Стадии проведения заявок
Существует 4 стадии обработки заявок, отмеченные в системе специальным статусом:
-
«Формируется» – заявка наполняется позициями и условиями в производственном отделе, или редактируется ее содержимое – в случае возвращении заявки экономистом отдела снабжения со следующей стадии.
-
«Сформирована» — заявка готова для ее рассмотрения и перевода в следующую стадию экономистом отдела снабжения или же возврата в стадию «На формировании». На этой стадии экономист отдела снабжения может изменить в заявке утвержденное количество и сумму закупаемых ТМЦ.
-
«Утверждена» – заявка прошла проверку экономистом отдела снабжения и готова для принятия в работу специалистами по закупке.
-
«Исполнена» – заявка принята в работу специалистами отдела снабжения и по ней проводятся мероприятия по закупке.
Полномочия для работы с заявками
- Создать и редактировать заявку, а также менять ее статус на «Cформирована» может каждый сотрудник компании работающей в системе Tender.Pro по тарифу Организатор-Люкс и имеющий вход в систему с правами «Заявитель».
- Утвердить заявку и поменять ее статус на «Формируется», «Утверждена» может каждый сотрудник компании работающей в системе Tender.Pro по тарифу Организатор-Люкс и имеющий вход в систему с правами «Экономист отдела закупок», «Администратор регистрационной записи».
- Поменять статус заявки на «Исполнена» может каждый сотрудник компании работающей в системе Tender.Pro по тарифу Организатор-Люкс и имеющий вход в систему с правами специалиста отдела снабжения («Специалист», «Заместитель руководителя», «Руководитель», «Администратор регистрационной записи»)
- В режиме просмотра доступ к заявкам имеют все сотрудники компании работающей в системе Tender.Pro по тарифу Организатор-Люкс и имеющие вход в систему с какими-либо правами.
Аварийная заявка
Для срочных заявок, имеющих первоочередной приоритет исполнения, введено понятие аварийной заявки. Статус аварийной назначается заявителем на стадии формирования заявки путем установки маркера напротив пункта «Аварийная». Аварийная заявка помечается специальной иконкой 
, которая видна в наименовании заявки каждому сотруднику компании имеющему доступ к просмотру заявок.
Создание заявки
Создать заявку может сотрудник компании, зарегистрированный в системе Tender.Pro с правами «Заявитель». Для создания заявки нажмите на пункт меню «Заявки»->«Хранилище». Отобразится форма со списком существующих заявок. На этой форме надо нажать ссылку «Добавить заявку», расположенную вверху формы, после чего заполнить все необходимые поля.
Изменение статуса
Изменить стадию работы с заявкой (статус заявки) может сотрудник компании в соответствии с имеющимися у него правами для входа в систему Tender.Pro (см. Полномочия для работы с заявками). Для этого перейдите по пункту меню «Заявки»->«Хранилище» на форму со списком заявок, после чего нажмите по наименованию-ссылке интересующей заявки, после чего отобразится форма, на которой можно изменить статус заявки в блоке «Изменение статуса заявки».
Хранилище заявок
Хранилище заявок обеспечивает сотруднику компании удобный доступ к перечню заявок находящихся в работе и еще не переведенных в Архив. В хранилище имеются несколько фильтров для вывода нужного перечня заявок. Зайти непосредственно в заявку возможно по нажатию на ссылку-наименование заявки.
При нажатии по ссылке-названию заявки отображаеся форма с номенклатурой заявки.
Журнал заявок
Журнал заявок обеспечивает сотруднику компании удобный доступ к информации о истории работы с заявками, еще не переведенными в архив. В журнале заявок имеется фильтр для вывода информации о истории работы с перечнем заявок в запрошенный промежуток времени.
Следует отличать локальный журнал изменения статуса заявки, к которому имеется доступ непосредственно из самой заявки и глобальный журнал заявок – в котором можно увидеть протокол истории работы со всеми без исключения заявками, проведенными в системе компанией (за исключением переведенных в архив)
Копирование заявок (в разработке)
Заявки, к которым имеется доступ через хранилище заявок можно скопировать для создания новых заявок и обеспечения автоматизации труда заявителей.
Перевод позиций из заявки в список на закупку (в разработке)
Перевод товарных позиций из заявки производится руководителем отдела или зам. руководителя отдела по закупкам. Для этого из меню «Заявки»->«Хранилище» необходимо нажать на наименование интересующей заявки, зайти в нее и поменять статус заявки в специальном блоке «Изменение статуса заявки». При этом появится специальная форма в которой зам.руководителя определяет какие позиции конкретно за каким из специалистов по закупкам будут закреплены с закреплением их в личном списке на закупку данных специалистов. Следует иметь в виду, что только после распределения всех позиций статус заявки поменяется с «Утвержден», на «Исполнен».
Копирование позиций из заявки в конкурс (в разработке)
Копирование позиций из списка на закупку в конкурс (создание конкурса на основе заявки) могут осуществлять пользователи с правами специалиста отдела снабжения («Специалист», «Заместитель руководителя», «Руководитель»).
Архив заявок (в разработке)
Для заявок потерявших актуальность, в целях сокращения использования оплачиваемого места за хранение информации на сервере Tender.Pro предусмотрена возможность перевода заявок в Архив. Заявки перемещенные в архив можно экспортировать в файлы в формах csv или xml, а затем удалить из системы.